Do zakresu podstawowych zadań Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego należy
w szczególności :
I. W zakresie spraw organizacyjnych, kontroli wewnętrznej i kadr:
- Projektowanie i nadzór nad funkcjonowaniem systemu obiegu informacji w Urzędzie
- Opracowanie projektów planów pracy,
- Opracowywanie projektów Regulaminu Organizacyjnego, Regulaminu Wynagradzania, Regulaminu Pracy oraz innych regulaminów funkcjonujących w PUP, ich nowelizowanie oraz koordynacja wdrażania zmian.
- Opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych i poleceń służbowych wydawanych przez Dyrektora PUP oraz koordynacja ich wdrażania i realizacji.
- Wdrażanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej i rzeczowego wykazu akt.
- Planowanie kontroli wewnętrznej w zakresie wykonywania zadań ustawowych.
- Prowadzenie książki kontroli zewnętrznych.
- Prowadzenie niezbędnej dokumentacji i ewidencji w zakresie czynności kontrolnych przeprowadzonych przez jednostkę nadrzędną oraz inne organa kontroli.
- Prowadzenie spraw pracowniczych PUP
- Zarządzanie danymi dotyczącymi składników płacy pracowników.
- Współdziałanie z Działem Finansowo-Księgowym w planowaniu i realizacji wydatków osobowych PUP.
- Prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego pracowników oraz spraw emerytalno- rentowych.
- Prowadzenie rejestru upoważnień do załatwiania spraw w imieniu Dyrektora
- Ewidencjonowanie upoważnień wydanych przez Starostę.
- Kontrola dyscypliny pracy,
- sporządzanie list obecności,
- prowadzenie ewidencji wyjść służbowych i prywatnych.
- prowadzenie ewidencji czasu nieprzepracowanego w formie kartoteki indywidualnej pracowników,
- opracowywanie planów urlopowo-wypoczynkowych oraz nadzór nad jego realizacją,
- Prowadzenie spraw związanych z przeglądem kadrowym i ocenami okresowymi pracowników .
- Opracowywanie i realizacja planu szkoleń pracowników PUP.
- Organizowanie szkoleń wewnętrznych pracowników oraz kwalifikowanie pracowników na przeszkolenia.
- Prowadzenie spraw z zakresu doskonalenia zawodowego pracowników.
- Organizowanie praktyk zawodowych uczniów i studentów, na terenie PUP.
- Przygotowywanie konkursów dotyczących naboru kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze i kierownicze, zgodnie z przepisami ustawy o pracownikach samorządowych.
- Prowadzenie dokumentacji w zakresie spraw socjalnych pracowników w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
- Opracowywanie obowiązującej sprawozdawczości statystycznej i analiz i informacji dotyczącej pracowników PUP.
II. W zakresie zamówień publicznych, realizowanych przez PUP:
- Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy, usługi i roboty budowlane – zgodnie z ustawą z dnia 22 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych.
- Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania na organizację szkoleń dla osób bezrobotnych zgodnie z w/w ustawą.
- Współpraca z pracownikami merytorycznymi innych wydziałów w opracowaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia , zaproszenia do negocjacji.
- Współdziałanie z Naczelnikami poszczególnych Wydziałów w przygotowaniu rocznego plany zamówień publicznych
- Sporządzanie rocznych planów zamówień publicznych.
- Sporządzanie sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych.
- obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora Urzędu,
- obsługa kancelaryjna Urzędu, w tym elektroniczny obieg dokumentów,
- gromadzenie i przechowywanie korespondencji Dyrektora Urzędu
- prowadzenie archiwum zakładowego,
- administrowanie majątkiem Urzędu,
- zabezpieczenie pracowników Urzędu w środki techniczno-biurowe,
- prowadzenie spraw związanych z realizacją inwestycji i remontów siedziby Urzędu Pracy.
- Prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia w PUP, zakupu, przekazania i likwidacji.
IV. Obsługa techniczna Powiatowej Rady Zatrudnienia.
V. Koordynacja spraw z zakresu realizacji w PUP ustawy o ochronie danych osobowych.
VI. Administrowanie siecią teleinformatyczną Powiatowego Urzędu Pracy.
VII W zakresie obsługi informatycznej:
- Zabezpieczenie prawidłowego funkcjonowania systemu teleinformatycznego.
- Opracowywanie koncepcji rozwoju systemów teleinformatycznych..
- Dbanie o stały rozwój sieci komputerowej i oprogramowania sieciowego
- Nadzór nad prawidłową eksploatacją sprzętu teleinformatycznego i oprogramowania w szczególności:
- nadzór nad wykorzystaniem i eksploatacją sprzętu,
- nadzór nad wykorzystaniem i eksploatacją oprogramowania
- Opiniowanie wniosków składanych przez komórki organizacyjne o zakup oprogramowania
- Pomoc przy wdrożeniach i eksploatacji oprogramowania przez komórki organizacyjne
- Pomoc przy sporzadzaniu Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia lub zaproszeń na zakup sprzętu informatycznego i oprogramowania.
- Skolenie pracowników w zakresie obsługi programów komputerowych
- Ochrona danych osobowych
- Administrowanie i nadzór nad Biuletynem Informacji Publicznej.
- Obsługa administarcyjna elektonicznego obiergu dokumnetów
- Koordynowanie wdrożeń i modyfikacji systemów teleinformatycznych i technologii cyfrowych w PUP.
- Zarządzanie licencjami oprogramowania.
- Administrowanie siecią komputerową i zasobami danych
- Administrowanie witrynami internetowymi
- Nadawanie upoważnień do zasobów informatycznych PUP zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.
- Obsługa spraw związnych z „E-urzedem"
- Koordynacja zakupów sprzetu elktronicznego do PUP, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówien publicznych.
- Współpraca z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej w zakresie informatyzacji publicznych służb zatrudnienia oraz wdrożenia programu „Syriusz".
- Audyt oprogramowania wykorystywanego w pracy urzędu na poszczególnych stanowiskch pracy.
- Odbiór korespondencji przychodzącej do PUP za pośrednictwem :
- Poczty elektornicznej,
- Elektronicznej Skrzynki Podawczej